各学院（部）、各部门、单位：

为了确保2018年文件材料及时、准确归档，根据《井冈山大学档案管理办法（修订）》（井大发[2018]4号）文件要求，现就做好归档工作通知如下：

一、归档范围

1、凡在2018年工作中直接产生的，能反映学校工作面貌且具有保存价值的文件材料（包括纸质材料、电子文件材料），获得省级及以上奖励的匾、奖杯、奖牌等，以及校外单位、人士捐赠给学校具有重要意义的捐赠品，如名人题词、书画等实物均应向学校档案馆移交归档。

2、各单位具体归档范围见《井冈山大学档案管理办法（修订）》（井大发[2018]4号）文件中的附件《井冈山大学各单位文件材料归档范围》。

二、归档时间

1、文件材料归档时间统一安排在3月25日至4月26日，各单位具体归档时间见通知附件。

2、2019届本科毕业生学籍表、录取花名册、毕业生学历电子注册名单、双学位学籍表、小教分院学籍表由教务处收集齐全后，于9月份统一向学校档案馆移交归档。

3、2019届研究生毕业生学籍表、录取花名册由研究生处收集齐全；2019届卫校毕业生学籍表、录取花名册、毕业生信息表由卫校收集齐全；2019届成人教育毕业生学籍表、录取花名册、毕业生学历电子注册名单由继续教育与培训学院收集齐全，都于10月份向学校档案馆移交归档。

4、历届和2019届留学生毕业生学籍由国际学院收集齐全后，于11月份向学校档案馆移交归档。

5、干部人事档案材料应在形成正式材料后一个月内移交。

三、归档要求

1、各单位分管领导要重视各门类档案材料的收集归档，监督兼职档案员做好本单位立卷归档工作，确保各门类档案材料规范、完整、齐全的归档。

2、应归档的红头文件必须包含红头文件（文件正本）正文及附件、签发单、底稿；文件内的排序一般为：红头文件（文件正本）、签发单、底稿，如有附件应放在文件正本后面。

3、应归档的文件必须为加盖公章的原件，要求字迹清晰、干净整洁、无圈画修改、无作任何标记、不含订书钉等金属物，确实无原件的复印件，字迹要清晰，并加盖公章。

4、 实行纸质文件、电子文件双套归档制。无电子文件的纸质文件归档，有电子文件的与纸质文件同时归档。

5、归档材料纸型一律采用国际标准A4纸型。

6、声像材料归档时应附有文字说明，并注明形成时间、内容等，归档的声像材料应图像清晰、音质良好。

四、归档程序

1、各单位在归档移交前，首先，按照归档要求进行整理（起钉、排序、编页码、用线装订等）；其次，在移交材料右上角空白处加盖归档章（学籍档案、干部人事档案类除外），用铅笔仅填写四项栏目信息（年度、件号、机构、页数）。

2、各单位兼职档案员来档案馆移交材料前，需打印与移交材料相对应的目录表（文件材料移交目录表、获省级以上奖杯奖牌等移交目录表、声像移交目录表）两份，并加盖单位公章，同时将移交目录表电子稿分类发送至档案工作交流QQ群邮箱：570179813。经档案馆工作人员验收后，双方各执一份，以备查验。移交目录表可在“档案馆网站和档案工作交流QQ群”中下载。

附：各单位移交材料时间安排表

校长办公室

档案馆

2019年3月7日

相关附件： 各单位移交2018年文件材料时间安排表.xls